Hankkeessa mukana olo tulee joskus yllätyksenä
Elokuu 11th, 2009 kirjoittanut Merja SjöblomOletko yllätyksesi joskus huomannut osallistuneesi johonkin hankkeeseen tietämättäsi tai ainakin huomaamattasi? Minä ainakin olen - useankin kerran. Täyttelin tänäänkin yhden esr-raportointilomakkeen, jossa kysyttiin taustatietoja maaliskuussa järjestettyyn tilaisuuteen osallistuneilta!
Ja eihän siinä mitään, jos raportointi edistää aidosti projektin tavoitteita ja seurantaa. Ihan aina ei kuitenkaan tunnu, että nämä raportit edistävät muuta kuin byrokratiaa ja tilaisuuksiin osallistuneiden työajan käyttöä muuhun kuin omiin ydintehtäviin. Vai mitä mieltä olet: osallistun tilaisuuteen, jonka kesto on 3 tuntia -> edistääkö se omaa työllisyyttäni tai tuottaako se edustamaani organisaation monta uutta työpaikkaa? Mielenkiintoinen kysymys on myös se, olenko työssä ”avoimilla työmarkkinoilla” vai ”muualla kuin avoimilla työmarkkinoilla”. Ja tietenkin on hyvä kysyä oliko näin ennen tuota kolmen tunnin tilaisuutta, entä sen jälkeen tai jos lähdin pois kesken tilaisuuden…
Ymmärrettäviä kysymyksiä ovat hyvinkin osallistujien taustatiedot (työllisyystilanne, koulutus, ikä, sukupuoli…), mutta loput ovat usein täyttäjän mielestä ainakin vähän hömppäjuttuja, kun kyseessä on pieni pala pitkäkestoisessa hankkeessa.
Syyskuu 11th, 2009 at 14:43
Valitettavaa, että osallistujilta kysellään tuollaisia tietoja suoraan EURAn seurantalomakkeen mukaisilla kysymyksillä. Meillä homma on hoidettu siten, että osallistujalistat kierrätetään tapahtumassa (allekirjoitus hoituu siinä) ja niissä kysytään ko. hankkeen kannalta oleelliset asiat muutamalla ruksilla tai täytettävällä sarakkeella (en tiedä yhtään hanketta, jossa koulutukseen/tilaisuuteen osallistujalta tarvittaisiin oikeasti kaikki nuo mainitsemasi EURAn seurantalomakkeen mukaiset tiedot, yleensä hankkeen luonteen mukaisesti vain muutama kohta on perustietojen lisäksi oleellinen ja pitää täyttää).
Lomakkeita EURAan täyttäneenä olen kyllä muuten tuosta byrokratiasta jotakuinkin samaa mieltä, kaipaisin sellaisia sähköisiä lomakkeita, joissa turhien kysymysten ohi pääsisi hyppäämään tai että seurantalomake olisi räätälöitävissä hankkeen tavoitteiden mukaiseksi esimerkiksi ensimmäisellä täyttökerralla ja sen jälkeen seurantaraportissa tarvitsisi täyttää ko. hankkeen kannalta oleelliset seurantatiedot, pitkien turhien kohtien läpi kahlaaminen jäisi pois niin hanketoimijoilta kuin raporttien käsittelijöiltäkin.
TIEKEn seminaareissa on ollut mm. pari vuotta sitten puheena Suomen surkea tilanne ICT-osaamisen ja -infran hyödyntämisessä ja EURA-järjestelmä on yksi esimerkki siitä, että sähköinen asiointijärjestelmä on tehty, mutta toteutettu erittäin vanhanaikaisella ja jäykällä tavalla.
Syyskuu 14th, 2009 at 14:29
Hyviä asioita nostat, Mira, esiin. Varmasti organisaatiossa tehtyjen hankkeiden määräkin vaikuttaa seurantalomakkeiden joustavaan käyttöön - mitä enemmän hankkeita on tehty, sen joustavammin byrokratiakin ehkä sujuu.
Käytettävyyden pitäisi olla toki myös hankkeiden hallinnointiin käytettävissä järjestelmissä huomioitu. Odotellaan siis EURA-järjestelmän seuraavaa, toivottavasti käyttäjäystävällisempää, joustavampaa ja nykyaisempaa versiota.